Visione di documenti contabili e obblighi dell'amministratore

Visione di documenti contabili e obblighi dell'amministratore
La Corte di Cassazione è tornata a esaminare il problema del diritto dei condomini di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili condominiali anche al di fuori del rendiconto annuale e dell'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea.
a cura di Ettore Ditta, avvocato

Il problema
Con una recente decisione la Corte di Cassazione [CI02-1323] ha affrontato nuovamente il problema degli obblighi dell'amministratore condominiale in relazione alle richieste dei condomini di esaminare i documenti contabili. Secondo una prassi risalente nel tempo, che veniva avallata anche dalla giurisprudenza del momento, i condomini hanno il diritto di prendere visione dei documenti relativi alla gestione condominiale soltanto in occasione dell'assemblea che deve approvare il rendiconto e, inoltre, una volta che è stato approvato il rendiconto, i condomini non mantengono più alcun diritto di fare verifiche sui documenti contabili. Con la sua ultima decisione, invece, la Cassazione ha censurato questa prassi affermando che, in qualunque momento, ciascun condomino dispone del diritto di chiedere di verificare la documentazione contabile e che l'amministratore, se non vi sono impedimenti determinati dal principio di correttezza, non può opporsi a tale richiesta, potendo chiedere all'interessato soltanto il rimborso delle spese collegate alla richiesta di esibizione (Cass. n. 15159 del 29 novembre 2001).

La sentenza della Cassazione
Nel caso esaminato dalla Suprema Corte un condomino aveva richiesto all'amministratore le fotocopie di 4 fatture relative a spese sostenute dal condominio alcuni anni prima, ma l'amministratore si era rifiutato di consegnarle, sostenendo che i singoli condomini hanno il potere di visionare la documentazione condominiale soltanto al momento del rendiconto annuale e che i documenti richiesti si riferivano a bilanci pregressi che a suo tempo erano stati regolarmente approvati dall'assemblea; aveva aggiunto infine che il condomino istante non aveva neppure indicato i motivi per cui chiedeva la consegna dei documenti. Il condomino aveva quindi fatto ricorso all'autorità giudiziaria e mentre in primo grado il Pretore aveva respinto la domanda per difetto di interesse, in secondo grado il Tribunale aveva respinto l'appello osservando invece che, dal momento che il condominio è un ente di gestione privo di personalità distinta da quella dei suoi partecipanti, una volta che viene regolarmente approvato il bilancio consuntivo dall'assemblea, i condomini non hanno più il diritto di rimettere in discussione i conteggi approvati, ma soltanto di ricorrere all'autorità giudiziaria con le modalità ed entro i tempi previsti dall'art. 1137 cod. civ. La Cassazione ha però riformato totalmente la decisione di merito e ha affermato che la facoltà di ciascun condomino di chiedere e ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili può essere esercitata non solo (come è ovvio) in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche in qualsiasi altro momento; e ha precisato che il condomino che richiede di poter visionare i documenti non ha nessun obbligo di indicare la ragione per la quale egli intende prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi e che gli unici limiti all'esercizio di tale facoltà sono che la richiesta non comporti un intralcio per l'attività di gestione condominiale e non violi i principi di correttezza. Ovviamente, ha precisato ancora la Cassazione, il condomino che richiede di visionare i documenti è tenuto a rimborsare i relativi costi.

La motivazione
La Corte di Cassazione, confermando del resto un principio che era già stato espresso in una sua decisione di qualche anno fa (Cass. n. 8460 del 26 agosto 1998), ha così stabilito che ciascun condomino ha sempre la facoltà di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili e quindi anche al di fuori del rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea. La Corte, infatti, ha ricordato che il rapporto fra amministratore e condomini è analogo a quello del mandato con rappresentanza, anche se è dotato di caratteristiche del tutto peculiari, e quindi i condomini sono sempre titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dal contratto di mandato; in virtù di tale potere i condomini possono esercitare, in ogni tempo, la vigilanza e il controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò, di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano. La Corte ha inoltre precisato che il condomino che richiede di visionare i documenti non è tenuto a specificare la ragione per cui desidera prenderne visione o estrarne copia e che le uniche condizioni a cui è sottoposto tale diritto del condomino sono che il suo esercizio non intralci l'attività di amministrazione e che non sia contrario ai principi di correttezza; che spetta quindi all'amministratore dimostrare l'inesistenza di qualunque effettivo interesse in capo ai condomini che chiedono di prendere visione dei documenti, perché non li riguardano personalmente oppure perché la richiesta è dettata da motivi futili o inconsistenti e comunque sono contrari alla correttezza. Per questi stessi motivi la Corte ha concluso che i costi collegati all'esercizio del diritto devono essere sostenuti dai condomini interessati.

I precedenti
L'orientamento giurisprudenziale ora contestato dalla sentenza della Cassazione si ritrova in una vecchia decisione della Suprema Corte (Cass. n. 2220 del 5 aprile 1984), secondo la quale nel condominio il potere del singolo condomino di controllare la gestione dell'amministratore e la documentazione a essa inerente sussiste, normalmente, in sede di rendiconto annuale presentato dall'amministratore e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, mentre, al di fuori di tale sede, il diritto del condomino stesso di ottenere dall'amministratore l'esibizione di determinati documenti contabili può essere riconosciuto solo ove si deduca e dimostri uno specifico interesse al riguardo. Espressione invece del mutamento di orientamento, che adesso è stato confermato dalla nuova sentenza della Suprema Corte, è la sentenza che è stata richiamata anche nella motivazione (Cass. n. 8460 del 26 agosto 1998), secondo cui nella comunione dei diritti reali, ciascun comproprietario ha la facoltà di richiedere e di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea; inoltre il comproprietario che richiede l'esibizione dei documenti contabili non ha alcun onere di specificare le ragioni per cui vuole prendere visione o estrarre copia dai documenti; e gli unici limiti all'esercizio di tale facoltà sono che essa non ostacoli l'attività di amministrazione, che non sia contraria ai principi di correttezza e che non si risolva in un onere economico per il condominio, dal momento che i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini che le richiedono. In senso analogo si può ricordare anche una sentenza di merito (Trib. Milano n. 4448 del 23 maggio 1988), con la quale in precedenza era stato pure deciso che il potere del singolo condomino di controllare la gestione dell'amministratore e la documentazione contabile a essa inerente sussiste normalmente in sede di rendiconto annuale presentato dall'amministratore, mentre, al di fuori di questa sede, il diritto del singolo condomino di ottenere l'esibizione di determinati documenti contabili può essere riconosciuto ove si deduca e dimostri uno specifico interesse al riguardo. Lo stesso Tribunale aveva subito dopo confermato tale impostazione affermando che l'approvazione, da parte dell'assemblea, dell'operato dell'amministratore, anche in assenza di tutti gli elementi di carattere formale che integrano il procedimento di rendiconto, non può precludere l'azione del singolo condomino volta a controllare la gestione dell'amministratore e la documentazione a essa inerente (Trib. Milano 15 giugno 1989). Merita di essere menzionata anche una altra decisione del Tribunale milanese secondo cui il diritto dei condomini di ottenere dall'amministratore la giustificazione delle spese esposte e l'esibizione dei documenti contabili normalmente può essere esercitato in occasione dell'assemblea convocata per l'approvazione annuale del rendiconto, anche se tale diritto deve essere riconosciuto pure al di fuori dell'assemblea, quando sussista un interesse concreto e attuale del singolo condomino (Trib. Milano n. 2205 del 7 marzo 1996). In senso opposto invece, per quanto riguarda la giurisprudenza di merito, possono essere ricordate due decisioni dell'anno 1995: con la prima è stato affermato che il singolo condomino non ha diritto a controllare i documenti delle entrate e delle uscite dell'amministrazione condominiale in quanto, fra le norme sul condominio degli edifici, non si riscontrano disposizioni che riconoscano tale diritto al condomino assente o dissenziente (Giudice di pace Casamassima n. 2 del 24 ottobre 1995); mentre con la seconda è stato deciso che, dal momento che destinatario del rendiconto di gestione è l'assemblea quale tipica espressione della collettività condominiale mandante, l'approvazione del rendiconto stesso in sede assembleare rappresenta di per sé fatto impeditivo dell'ulteriore esercizio di poteri di controllo sulla gestione economica da parte del singolo condomino, tranne che nell'ipotesi di invalidità della deliberazione assembleare per eccesso di potere sotto i profili procedimentali e/o sostanziali, che ricorrono qualora l'assemblea abbia fatto malamente uso della propria discrezionalità in danno della posizione del singolo condomino esprimendo il proprio benestare nei confronti dell'operato dell'amministratore che abbia in concreto impedito al singolo una verifica documentale preventiva oppure che abbia esposto costi non corrispondenti a esborsi di effettiva competenza della collettività (Trib. Milano 30 novembre 1995).

Osservazioni conclusive
Come si vede, in una situazione caratterizzata da anni da incertezza anche sul piano giurisprudenziale, la sentenza della Suprema Corte n. 15159 del 29 novembre 2001, ha portato un po' di chiarezza, riaffermando peraltro un principio già enunciato dalla stessa Corte con la sent. n. 8460 del 26 agosto 1998, anche se con riguardo alla comunione di diritti reali e non specificamente con riguardo al condominio; ciò che invece è avvenuto con la sentenza in commento che si riferisce proprio a una situazione condominiale. Se il contenuto della decisione della Suprema Corte è chiaro nel suo complesso e comporta una maggior trasparenza dei rapporti di gestione condominiale anche quando ciò può avvenire in qualche modo a scapito dell'efficienza dell'attività dell'amministratore (che si può trovare continuamente sottoposto alle richieste dei condomini di prendere visione, e riceverne copia, dei documenti contabili anche relativi agli esercizi precedenti), qualche ulteriore considerazione può essere rivolta a due particolari aspetti menzionati dalla Cassazione: quello dell'insussistenza del diritto dei condomini di chiedere l'esibizione dei documenti contabili qualora ciò comporti la violazione del principio della correttezza; e quello dell'obbligo, per i condomini che richiedono l'esibizione dei documenti contabili, di pagare tutte le spese relative. Incominciamo da quest'ultimo aspetto, che presenta tutto sommato i problemi minori. Obbligo, per il condomino che richiede l'esibizione dei documenti contabili e magari se ne fa rilasciare copia fotostatica, di pagarne i costi significa essenzialmente che l'amministratore ha il diritto di essere tenuto indenne dai costi causati dalla richiesta del condomino; di conseguenza egli può chiedere il rimborso del costo delle fotocopie che gli sono state richieste così come, nei casi in cui ciò venga giustificato da una particolare attività effettivamente svolta, può chiedere anche il rimborso delle spese relative a tale attività. L'amministratore non può invece chiedere compensi che non trovano giustificazione in rapporto a quanto ha dovuto fare realmente per ottemperare alla richiesta del condomino di verificare i documenti di cui dispone. È appena il caso di aggiungere che, così come ha affermato testualmente la Cassazione laddove ha specificato che l'esercizio del potere di prendere in visione i registri e i documenti condominiali non deve determinare un intralcio dell'attività dell'amministratore, l'amministratore ha l'obbligo di ottemperare alla richiesta del condomino, ma tale richiesta deve essere evasa compatibilmente con le effettive esigenze dell'attività dell'amministratore. In altre parole, da un lato l'amministratore non può allegare scuse ingiustificate per non adempiere o anche solo ritardare l'adempimento della richiesta del condomino di esibizione dei documenti (perché violerebbe il principio enunciato dalla Cassazione con la sentenza in commento), ma, dall'altro lato, il condomino che chiede all'amministratore l'esibizione dei documenti deve saper attendere il tempo ragionevolmente necessario e non può pretendere che l'amministratore e i suoi dipendenti trascurino tutti gli altri loro impegni professionali e ogni attività dello studio per dare modo al condomino di visionare immediatamente ciò che chiede. Per quanto riguarda invece il divieto di violare il principio della correttezza, questo aspetto crea qualche dubbio soprattutto in relazione al significato del principio di correttezza. In proposito, anche perché la Suprema Corte ha enunciato tale obbligo in modo generico e senza operare alcun specificazione, sembra corretto ritenere, anche ai fini che qui interessano, che il principio di correttezza si deve considerare rispettato fino a quando le parti si comportano secondo il canone generale della buona fede e l'esibizione dei documenti condominiali non determina la violazione di specifiche disposizioni di legge (come, per esempio, la normativa sulla riservatezza, attualmente disciplinata dalla legge 675 del 31 dicembre 1996).

Giurisprudenza

Condominio; amministratore; attribuzioni; rendiconto; facoltà di ciascun condomino di ottenere l'esibizione dei documenti contabili; limitazione al momento della presentazione del rendiconto; esclusione; necessità di specificare le ragioni della richiesta; esclusione Cass. civ., sent. n. 15159, 29.11.2001, Sez. II, Pres. Corona, Rel. Riggio
Svolgimento del processo
Con citazione del 6 agosto 1995 F.O. conveniva dinanzi al Pretore di Torino G.N. quale amministratore del condominio di corso ... in Torino e, premesso di essere proprietario di una unità immobiliare facente parte dello stesso, ne chiedeva la condanna a consegnargli le copie fotostatiche di 4 fatture relative a spese sostenute dall'amministrazione, relative agli esercizi 1993 e 1994. L'amministratore, costituitosi, resisteva alla domanda rilevando che il singolo condominio aveva il potere di visionare la documentazione solo in sede di rendiconto annuale, mentre i documenti oggetto della richiesta dell'attore si riferivano a bilanci pregressi, a suo tempo regolarmente approvati dall'assemblea. Inoltre l'attore non aveva neppure indicato quale interesse avesse a ottenere la consegna delle copie richieste. Con sentenza del 15 gennaio 1996 il pretore dichiarava inammissibile la domanda proposta da F.O. per difetto di interesse e compensava le spese giudiziali. A seguito di impugnazione da parte di costui il Tribunale di Torino, con sentenza del 4 marzo 1998, in parziale riforma della decisione del pretore, respingeva la domanda di F.O., confermando nel resto e compensando anche le spese di secondo grado. Il Tribunale, per quanto ancora interessa in questa sede, rilevava che non poteva negarsi che l'appellante, quale comproprietario dei documenti richiesti e mandatario, unitamente agli altri condomini, nel rapporto tra condominio e amministratore avesse un interesse concreto alla decisione richiesta. Tuttavia la sua domanda risultava infondata in quanto, essendo il condominio un ente di gestione, diretto all'amministrazione delle cose di proprietà comune, privo di personalità distinta da quella dei suoi partecipanti, e dipendendo la sua vita dalle decisioni assunte dall'assemblea condominiale e dall'attività di gestione esercitata dall'amministratore, le attribuzioni di tali organi condizionano il contenuto e le modalità di esercizio dei diritti dei singoli condomini. In particolare, una volta approvato il bilancio consuntivo dall'assemblea con le maggioranze prescritte, non è consentito ai condomini rimettere in discussione i conteggi approvati, ma solo ricorrere all'autorità giudiziaria nei casi e nei tempi di cui all'art. 1137 cod. civ. Pertanto, al di fuori dei giorni precedenti la convocazione dell'assemblea per l'approvazione del bilancio, o durante lo svolgimento dell'assemblea stessa, il diritto di disporre e controllare i documenti di spesa può essere esercitato solo entro un lasso di tempo ragionevole, tale da consentirne il reperimento, e comunque in presenza di uno specifico, concreto e attuale interesse al riguardo, che nella specie l'attore non aveva saputo o voluto indicare. Ha chiesto la cassazione di tale sentenza F.O., in base a un unico, articolato motivo di ricorso. Il condominio non ha svolto attività difensiva.
Motivi della decisione
Denunziando la violazione e falsa applicazione degli artt. 1130 e 1723 cod. civ. e l'omessa, insufficiente o contraddittoria motivazione della sentenza il ricorrente, pur ammettendo che la motivazione adottata dal tribunale è conforme all'indirizzo giurisprudenziale della Corte di Cassazione degli ultimi anni, richiama tuttavia una decisione di senso contrario (Cass., n. 8460 del 26 agosto 1998, Sez. II) che, decidendo un caso analogo a quello in esame, in base a una diversa impostazione della problematica connessa, è pervenuta a una diversa soluzione, affermando il principio secondo cui il potere di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi: sempre che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza e i relativi costi siano assunti dai condomini istanti. Il motivo è fondato. Con la decisione richiamata dal ricorrente, il cui contenuto il Collegio condivide pienamente, questa Corte ha affermato che il potere di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, sempre che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza e i relativi costi siano assunti dai condomini istanti. La Suprema Corte, con la sentenza in questione, analizzando la struttura del condominio ha rilevato che in esso si rinvengono gli organi propri delle formazioni collettivistiche, ma la disciplina dell'organizzazione si informa a principi propri dei gruppi individualistici, in quanto all'assemblea e all'amministratore sono assegnati poteri di mera gestione, che non incidono sui diritti che ai condomini derivano dalla legge, dagli atti di acquisto e dalle convenzioni, né sulle obbligazioni per la conservazione e per l'uso delle cose comuni ascritte ai singoli in ragione della proprietà comune. Quindi, osservato che il rapporto tra l'amministratore e i condomini è analogo a quello del mandato con rappresentanza, sebbene con caratteristiche del tutto peculiari, e che i condomini, in quanto mandanti, sono titolari dei poteri di vigilanza e di controllo previsti dal contratto di mandato, è stato osservato che non vi è ragione di impedire agli stessi di esercitare, in ogni tempo, la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò, di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano, sempre che la vigilanza ed il controllo non si risolvano in un intralcio all'amministrazione, non siano contrari al principio della correttezza e che delle attività afferenti alla vigilanza e al controllo i condomini si addossino i costi. Non è necessario, pertanto, che i condomini specifichino la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti, spettando all'amministratore l'onere di dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza. Il ricorso deve pertanto essere accolto e la sentenza impugnata cassata, con rinvio alla Corte di appello di Torino, che deciderà la controversia applicando i principi sopra enunciati e provvederà anche in ordine alle spese del presente giudizio. (Omissis)